Setup nội thất văn phòng: Bắt đầu từ đâu để không lãng phí diện tích?

Setup nội thất văn phòng: Bắt đầu từ đâu?

Một văn phòng đẹp có thể tạo ấn tượng trong lần đầu bước vào, nhưng một văn phòng được setup đúng mới quyết định trải nghiệm làm việc trong nhiều năm. Trước khi lựa chọn bàn ghế, màu sắc hay phong cách thiết kế, doanh nghiệp cần giải một bài toán quan trọng hơn: không gian này sẽ phục vụ bao nhiêu người, họ làm việc như thế nào và diện tích cần được phân bổ ra sao?**

Khi bắt đầu một văn phòng mới, không ít doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến hình thức. Bàn làm việc màu gì, ghế nên chọn kiểu nào, phòng giám đốc cần sang trọng ra sao hay quầy lễ tân đặt ở đâu thường là những câu hỏi xuất hiện rất sớm.

Tuy nhiên, nội thất chỉ thực sự phát huy giá trị khi được đặt trong một mặt bằng đã được tổ chức hợp lý.

Một chiếc bàn đẹp nhưng quá lớn có thể làm lối đi trở nên chật chội. Một phòng họp được đầu tư nhiều ghế nhưng không đủ khoảng trống để kéo ghế sẽ nhanh chóng gây bất tiện. Một khu vực làm việc chứa được nhiều nhân viên trên bản vẽ cũng chưa chắc vận hành tốt khi tất cả cùng có mặt.

Vì vậy, setup nội thất văn phòng không nên bắt đầu từ việc chọn sản phẩm. Nó nên bắt đầu từ việc hiểu cách doanh nghiệp sử dụng không gian.

Diện tích chưa phải là câu trả lời

Khi thuê một mặt bằng 100 m², 200 m² hay 500 m², câu hỏi thường được đặt ra là diện tích đó có thể bố trí được bao nhiêu nhân viên.

Nhưng chỉ nhìn vào diện tích tổng thể để đưa ra con số chỗ ngồi rất dễ dẫn đến sai lệch.

Một văn phòng 200 m² không đồng nghĩa doanh nghiệp có 200 m² để bố trí bàn làm việc. Trong diện tích đó còn phải dành không gian cho phòng họp, phòng giám đốc, khu vực tiếp khách, lễ tân, tủ hồ sơ, máy in, pantry, hành lang và các tuyến di chuyển giữa những phòng ban.

Ngay cả hai doanh nghiệp có cùng diện tích và cùng số lượng nhân sự cũng chưa chắc có thể sử dụng chung một phương án bố trí.

Một công ty có đội ngũ kinh doanh đông cần nhiều vị trí làm việc mở và không gian trao đổi. Công ty thiết kế có thể cần mặt bàn rộng, màn hình lớn và khu vực thảo luận. Trong khi doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách lại cần ưu tiên phòng họp, lễ tân và khu vực tiếp khách.

Do đó, trước khi đặt chiếc bàn đầu tiên vào bản vẽ, doanh nghiệp cần hiểu rõ hoạt động diễn ra bên trong văn phòng.

Hãy bắt đầu bằng con người, không phải bàn ghế

Một cách tiếp cận hiệu quả là lập sơ đồ nhân sự trước khi lập sơ đồ nội thất.

Doanh nghiệp hiện có bao nhiêu người? Trong một hoặc hai năm tới dự kiến tăng lên bao nhiêu? Có những phòng ban nào? Mỗi phòng bao nhiêu nhân sự? Bộ phận nào thường xuyên trao đổi với nhau? Bộ phận nào cần sự riêng tư?

Những câu hỏi tưởng như thuộc về quản trị nhân sự lại ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí nội thất.

Nếu bộ phận kinh doanh có 20 người, việc chia thành các cụm bàn 4–6 người có thể giúp sử dụng diện tích hiệu quả hơn so với bố trí 20 bàn riêng lẻ. Nếu kế toán có 5 người nhưng phải lưu trữ lượng lớn chứng từ, diện tích dành cho bộ phận này không thể chỉ tính dựa trên năm chiếc bàn mà còn phải tính hệ thống tủ hồ sơ.

Tương tự, một trưởng phòng thường xuyên làm việc trực tiếp với nhân viên có thể không cần phòng riêng hoàn toàn. Ngược lại, những vị trí thường xuyên xử lý thông tin cần bảo mật hoặc tiếp khách riêng lại cần một không gian tách biệt.

Khi sơ đồ nhân sự được xác định rõ, sơ đồ nội thất mới bắt đầu có cơ sở.

Một chỗ ngồi không chỉ bằng diện tích của chiếc bàn

Đây là một trong những điểm dễ bị bỏ qua nhất khi setup văn phòng.

Giả sử một bàn nhân viên có kích thước 1,2 × 0,6 m. Nếu chỉ nhìn vào kích thước sản phẩm, diện tích chiếc bàn chưa đến 1 m². Nhưng một vị trí làm việc thực tế còn có ghế, khoảng kéo ghế, không gian người ngồi và khoảng lưu thông phía sau.

Khi nhân viên ngồi làm việc, chiếc ghế được kéo ra khỏi bàn. Khi đứng lên, khoảng không cần thiết còn lớn hơn. Nếu phía sau là một dãy bàn khác, hai người cùng kéo ghế có thể khiến lối đi bị thu hẹp đáng kể.

Bởi vậy, việc tính số lượng chỗ ngồi bằng cách chia diện tích phòng cho diện tích mặt bàn gần như không phản ánh đúng khả năng sử dụng thực tế.

Một mặt bằng tốt cần được kiểm tra trong trạng thái nội thất đang được sử dụng, thay vì chỉ nhìn vào trạng thái tất cả ghế được đẩy gọn dưới bàn.

Khoảng trống vì thế không phải phần diện tích bị lãng phí. Nó là một phần của công năng.

Phòng họp phải được tính từ số người thực sự sử dụng

Phòng họp thường là khu vực tiếp theo cần xác định trước khi lựa chọn nội thất.

Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “phòng này đặt được bàn dài bao nhiêu?”, doanh nghiệp nên hỏi “mỗi cuộc họp thường có bao nhiêu người?”.

Nếu phần lớn các cuộc trao đổi chỉ có 4–6 người, một phòng họp nhỏ được sử dụng thường xuyên có thể hiệu quả hơn một phòng lớn 16–20 chỗ nhưng phần lớn thời gian bỏ trống.

Ngược lại, doanh nghiệp có các cuộc họp toàn bộ phòng ban hoặc thường xuyên tiếp nhiều đối tác cần tính đến phòng họp lớn ngay từ đầu.

Không gian này cũng không chỉ gồm bàn và ghế. Cần tính vị trí màn hình, bảng viết, camera họp trực tuyến, thiết bị trình chiếu, ổ điện và khoảng cách quan sát.

Quan trọng hơn, xung quanh bàn phải có đủ không gian để người sử dụng kéo ghế và di chuyển.

Một chiếc bàn họp có thể “đặt vừa” căn phòng nhưng chưa chắc căn phòng đó “sử dụng tốt”. Hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau.

Phòng giám đốc không nhất thiết phải là căn phòng lớn nhất

Trong cách bố trí văn phòng truyền thống, phòng giám đốc thường được ưu tiên diện tích lớn. Nhưng khi chi phí mặt bằng ngày càng trở thành một phần đáng kể trong chi phí vận hành, cách phân bổ này cần được cân nhắc dựa trên nhu cầu thực tế.

Một phòng giám đốc cần đủ không gian cho bàn làm việc, ghế, tủ tài liệu và khu vực tiếp khách nếu cần. Tuy nhiên, kích thước bàn phải tương xứng với căn phòng.

Nếu phòng có diện tích vừa phải nhưng sử dụng bàn quá lớn, phần diện tích còn lại sẽ bị thu hẹp. Ghế tiếp khách, tủ tài liệu và lối di chuyển khi đó phải chen vào những khoảng trống còn lại.

Ngược lại, một chiếc bàn có tỷ lệ phù hợp, kết hợp tủ phía sau và bộ bàn ghế tiếp khách nhỏ có thể tạo ra không gian chuyên nghiệp mà không cần diện tích quá lớn.

Sự sang trọng của phòng lãnh đạo không nhất thiết đến từ kích thước nội thất. Tỷ lệ, vật liệu, ánh sáng và sự gọn gàng thường quyết định cảm giác không gian nhiều hơn.

Các phòng ban không nên được bố trí giống nhau

Một trong những hạn chế của việc setup văn phòng theo mẫu là sử dụng cùng một kiểu bàn, cùng một diện tích và cùng một cách sắp xếp cho tất cả phòng ban.

Trong thực tế, mỗi bộ phận có một cách vận hành khác nhau.

Kinh doanh và chăm sóc khách hàng có tần suất trao đổi cao, vì vậy không gian mở và bàn cụm thường phù hợp hơn. Kế toán cần hệ thống lưu trữ hồ sơ thuận tiện. Nhân sự có thể cần nơi phỏng vấn hoặc trao đổi riêng. Bộ phận thiết kế, kỹ thuật lại có nhu cầu về thiết bị và diện tích mặt bàn khác với nhân viên hành chính.

Ngay cả vị trí giữa các phòng ban cũng cần được cân nhắc.

Hai bộ phận thường xuyên làm việc với nhau nhưng nằm ở hai đầu văn phòng sẽ tạo ra lượng di chuyển không cần thiết mỗi ngày. Trong khi đó, một bộ phận cần tập trung cao lại có thể bị ảnh hưởng nếu đặt ngay cạnh khu vực thường xuyên gọi điện hoặc trao đổi.

Setup nội thất vì vậy không đơn thuần là đặt bàn ghế vào từng phòng. Nó còn là tổ chức mối quan hệ giữa các khu vực.

Lối đi là phần “vô hình” nhưng quyết định khả năng vận hành

Khi muốn tăng số lượng chỗ ngồi, phần đầu tiên thường bị thu hẹp là lối đi.

Trên bản vẽ, việc giảm một chút khoảng cách giữa hai dãy bàn có thể giúp bổ sung thêm vài vị trí. Nhưng trong quá trình sử dụng, sự chật chội sẽ xuất hiện liên tục.

Nhân viên phải tránh nhau khi di chuyển, ghế dễ va vào nhau, việc lấy tài liệu trở nên bất tiện và những khu vực đông người thường xuyên xảy ra ùn lại.

Lối đi cũng liên quan đến cách bố trí tủ. Một chiếc tủ đặt ở cuối hành lang có thể không chiếm nhiều diện tích trên bản vẽ, nhưng khi cánh tủ mở ra, nó có thể cản trở đường di chuyển.

Vì thế, khi đánh giá một bản setup, không nên chỉ nhìn vị trí của nội thất ở trạng thái tĩnh. Cần hình dung cả những chuyển động xảy ra xung quanh chúng.

Điện, mạng và dây dẫn nên được tính trước khi đặt bàn

Một văn phòng có thể rất đẹp trong ngày đầu bàn giao nhưng nhanh chóng trở nên lộn xộn nếu hệ thống điện và mạng không được tính toán đồng thời với nội thất.

Máy tính cần nguồn điện. Điện thoại, màn hình, máy in và nhiều thiết bị khác cũng cần nguồn cấp. Nếu ổ điện nằm xa vị trí làm việc, dây nối sẽ bắt đầu xuất hiện trên sàn và mặt bàn.

Đây cũng là lý do các cụm bàn làm việc ngày càng được sử dụng phổ biến. Ngoài khả năng tối ưu diện tích, chúng còn giúp tổ chức hệ thống dây điện và dây mạng tập trung hơn.

Trước khi chốt vị trí bàn, cần biết ổ cắm nằm ở đâu, dây mạng đi theo hướng nào, máy in đặt tại vị trí nào và thiết bị phòng họp cần những kết nối gì.

Việc xử lý những yếu tố này ngay từ đầu thường đơn giản hơn nhiều so với sửa chữa sau khi toàn bộ nội thất đã được lắp đặt.

Đừng setup văn phòng chỉ cho số nhân viên của ngày hôm nay

Một văn phòng mới thường được đầu tư để sử dụng trong nhiều năm, trong khi số lượng nhân sự có thể thay đổi chỉ sau vài tháng.

Nếu doanh nghiệp đang có 30 người và dự kiến tăng lên 40 người, việc thiết kế chính xác 30 vị trí có thể tạo ra một vấn đề mới ngay khi hoạt động kinh doanh mở rộng.

Tuy nhiên, điều này cũng không có nghĩa phải đặt sẵn 40 chiếc bàn.

Một phương án hợp lý hơn là thiết kế mặt bằng có khả năng mở rộng. Hệ bàn module, bàn cụm hoặc những khu vực có thể chuyển đổi công năng giúp doanh nghiệp bổ sung chỗ ngồi mà không phải phá vỡ toàn bộ bố cục.

Một phòng họp nhỏ ít sử dụng chẳng hạn có thể được tính toán để chuyển thành khu làm việc khi cần. Một cụm 4 người có thể có phương án nối thêm module. Hệ thống điện cũng có thể được chuẩn bị cho số lượng vị trí lớn hơn hiện tại.

Đó chính là khác biệt giữa việc “lấp đầy văn phòng” và việc “lập kế hoạch cho văn phòng”.

Vậy setup nội thất văn phòng nên bắt đầu từ đâu?

Câu trả lời không nằm ở catalogue bàn ghế.

Hãy bắt đầu từ mặt bằng, con người và cách doanh nghiệp vận hành.

Trước tiên cần xác định số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến trong tương lai. Sau đó phân chia từng phòng ban, xác định những bộ phận cần ngồi gần nhau, những khu vực cần riêng tư và số lượng người thường xuyên sử dụng phòng họp.

Khi những dữ liệu đó đã rõ, doanh nghiệp mới nên phân bổ diện tích cho khu làm việc, phòng họp, phòng giám đốc, lễ tân, tiếp khách, lưu trữ và các không gian phụ trợ.

Sau bước phân bổ diện tích mới đến lựa chọn kích thước bàn, ghế, tủ và các sản phẩm nội thất.

Cuối cùng, bản bố trí cần được kiểm tra một lần nữa trong trạng thái sử dụng thực tế: ghế được kéo ra, tủ được mở, nhân viên đang di chuyển và phòng họp đang có đủ người.

Nếu tất cả những hoạt động đó vẫn diễn ra thuận tiện, mặt bằng mới thực sự được setup tốt.

Văn phòng hiệu quả không được đo bằng số lượng bàn có thể đặt vào

Sai lầm lớn nhất khi setup nội thất văn phòng có lẽ là cố gắng tận dụng từng mét vuông bằng cách đưa thêm bàn ghế vào không gian.

Trong môi trường làm việc, khoảng trống cũng có giá trị.

Đó là nơi một chiếc ghế được kéo ra, là khoảng cách để hai người đi ngang qua nhau, là lối đến phòng họp, là không gian mở cánh tủ và đôi khi đơn giản là khoảng thở giúp căn phòng không trở nên nặng nề.

Bởi vậy, một văn phòng được setup tốt không phải nơi đặt được nhiều bàn nhất mà là nơi diện tích được phân bổ đúng cho những hoạt động thực sự diễn ra mỗi ngày.

Bàn ghế có thể thay đổi sau vài năm, màu sắc có thể được làm mới và phong cách thiết kế có thể thay đổi theo xu hướng. Nhưng nếu cấu trúc không gian được tính đúng ngay từ đầu, văn phòng sẽ dễ thích ứng hơn với những thay đổi đó. Và đó mới là điểm khởi đầu quan trọng nhất khi doanh nghiệp bắt tay vào setup nội thất văn phòng.**