Setup nội thất văn phòng: Bao nhiêu diện tích là đủ cho một không gian làm việc hiệu quả?-207

Setup nội thất văn phòng: Bao nhiêu diện tích là đủ cho một không gian làm việc hiệu quả?

Một văn phòng đẹp chưa chắc đã là một văn phòng làm việc hiệu quả. Khi số lượng doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến môi trường làm việc, câu chuyện bố trí bao nhiêu mét vuông cho nhân viên, phòng họp nên rộng thế nào hay các phòng ban cần được sắp xếp ra sao đang trở thành bài toán đáng quan tâm ngay từ khi doanh nghiệp lựa chọn mặt bằng.**

Không ít văn phòng được đầu tư bàn ghế mới, màu sắc hiện đại và hệ thống tủ trang trí đẹp mắt nhưng chỉ sau vài tháng sử dụng đã xuất hiện tình trạng thiếu chỗ ngồi, lối đi chật, phòng họp quá nhỏ hoặc khu vực làm việc thường xuyên bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn.

Nguyên nhân đôi khi không nằm ở diện tích văn phòng quá nhỏ mà đến từ cách phân bổ diện tích chưa phù hợp.

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi “mua bàn ghế nào?”

Khi setup một nội thất văn phòng mới, nhiều doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn bàn, ghế và tủ trước rồi mới tìm cách sắp xếp chúng vào mặt bằng. Tuy nhiên, cách làm hợp lý nên theo chiều ngược lại.

Điểm bắt đầu cần là số lượng nhân sự và cách từng bộ phận làm việc.

Một doanh nghiệp có 30 nhân viên nhưng phần lớn là nhân viên kinh doanh sẽ cần cách bố trí khác với một công ty cũng có 30 người nhưng gồm nhiều bộ phận kế toán, kỹ thuật, thiết kế và quản lý.

Với bộ phận kinh doanh, không gian mở và các cụm bàn làm việc có thể giúp nhân viên trao đổi thuận tiện hơn. Trong khi đó, kế toán cần thêm diện tích dành cho tủ hồ sơ; bộ phận thiết kế có thể cần mặt bàn rộng và màn hình lớn; còn ban giám đốc cần không gian riêng để xử lý công việc và tiếp khách.

Chính vì vậy, diện tích chỉ là điều kiện ban đầu. Cách doanh nghiệp vận hành mới là yếu tố quyết định cách setup nội thất.

Phòng họp không phải cứ đặt vừa bàn là đủ

Một trong những khu vực dễ bố trí sai nhất là phòng họp.

Chẳng hạn, một chiếc bàn họp dài 2,4 m có thể đặt vừa trong một căn phòng nhỏ, nhưng điều đó không đồng nghĩa căn phòng đã đủ diện tích sử dụng. Xung quanh bàn còn cần vị trí đặt ghế, khoảng trống để kéo ghế, lối di chuyển và không gian dành cho màn hình hoặc bảng trình bày.

Vì vậy, khi tính diện tích phòng họp, người thiết kế không chỉ tính kích thước chiếc bàn mà phải tính cả “không gian sử dụng” xung quanh nó.

Phòng họp nhỏ có thể phục vụ 4–6 người, trong khi những doanh nghiệp thường xuyên tổ chức họp từ 10–16 người cần dành một khu vực lớn hơn. Với công ty có nhiều nhóm nhỏ, đôi khi hai phòng họp nhỏ lại hiệu quả hơn một phòng họp lớn nhưng ít được sử dụng hết công suất.

Không gian làm việc cần được tính từ chiếc ghế khi kéo ra

Một chi tiết tưởng như rất nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc là khoảng cách giữa các dãy bàn.

Trên bản vẽ, bàn ghế có thể được đặt rất gọn. Nhưng trong thực tế, khi nhân viên ngồi xuống và kéo ghế ra phía sau, diện tích sử dụng tăng đáng kể.

Nếu hai dãy bàn được đặt quá gần nhau, chỉ cần hai nhân viên cùng kéo ghế là lối đi có thể bị thu hẹp. Đây cũng là lý do văn phòng không nên được tính toán dựa trên việc “đặt được bao nhiêu chiếc bàn”, mà cần dựa trên việc “bao nhiêu người có thể làm việc thoải mái”.

Một văn phòng được setup tốt vì thế thường vẫn có những khoảng trống. Khoảng trống đó không phải diện tích bị lãng phí mà chính là không gian dành cho di chuyển và vận hành.

Mỗi phòng ban cần một cách bố trí khác nhau

Xu hướng văn phòng mở giúp doanh nghiệp giảm bớt vách ngăn và tận dụng diện tích tốt hơn, nhưng không có nghĩa tất cả nhân viên đều nên ngồi trong cùng một không gian.

Những bộ phận thường xuyên trao đổi như kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng có thể bố trí theo từng cụm. Ngược lại, kế toán, nhân sự hoặc những vị trí xử lý tài liệu cần tính bảo mật có thể cần không gian tách biệt hơn.

Ban lãnh đạo cũng không nhất thiết phải sử dụng những căn phòng quá lớn. Một phòng giám đốc được bố trí hợp lý với bàn làm việc, tủ tài liệu và một khu vực tiếp khách vừa đủ đôi khi tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn một căn phòng rộng nhưng nội thất thiếu cân đối.

Điều quan trọng là diện tích phải đi cùng công năng.

Văn phòng 200 m² không có nghĩa có 200 m² để đặt bàn làm việc

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua khi tính toán số lượng nhân sự cho một mặt bằng mới.

Trong tổng diện tích văn phòng còn có lễ tân, hành lang, phòng họp, phòng giám đốc, khu vực lưu trữ, máy in, pantry, khu tiếp khách và những khoảng không dành cho giao thông nội bộ.

Giả sử doanh nghiệp có khoảng 200 m², nếu dành 80–100 m² cho khu vực nhân viên thì phần còn lại cần được phân bổ cho phòng họp, quản lý, tiếp khách và các khu vực phụ trợ.

Cách phân bổ này cũng không có một công thức cố định. Công ty thường xuyên gặp khách hàng có thể cần lễ tân và phòng họp lớn hơn. Doanh nghiệp thương mại với đội ngũ kinh doanh đông lại cần ưu tiên diện tích cho khu vực làm việc chung.

Một văn phòng tốt phải sử dụng được cả khi doanh nghiệp lớn hơn

Bài toán nội thất cũng cần nhìn xa hơn số nhân viên ở thời điểm hiện tại.

Nếu doanh nghiệp đang có 30 người nhưng kế hoạch một năm tới tăng lên 40 người, việc setup toàn bộ mặt bằng vừa đủ cho 30 vị trí có thể khiến doanh nghiệp sớm phải cải tạo lại văn phòng.

Đây là lúc những hệ bàn module, bàn cụm và nội thất có khả năng thay đổi vị trí phát huy lợi thế. Khi nhân sự tăng, doanh nghiệp có thể mở rộng từng cụm làm việc thay vì thay mới toàn bộ hệ thống.

Một văn phòng được setup hiệu quả vì vậy không nhất thiết phải là nơi sử dụng từng mét vuông một cách dày đặc. Giá trị của thiết kế nằm ở việc cân bằng giữa số lượng chỗ ngồi, khả năng di chuyển, nhu cầu của từng phòng ban và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

Sau cùng, nội thất văn phòng không chỉ là câu chuyện của bàn, ghế hay tủ. Đó là cách doanh nghiệp tổ chức không gian cho con người làm việc. Một chiếc bàn đúng kích thước, một phòng họp đủ khoảng trống hay một lối đi được tính toán hợp lý có thể là những chi tiết nhỏ trên bản vẽ, nhưng lại quyết định trải nghiệm của hàng chục nhân viên trong nhiều năm sử dụng.**