Một nhân viên cần bao nhiêu m² không gian làm việc?

Một nhân viên cần bao nhiêu m² không gian làm việc?

Một chiếc bàn rộng 1,2 m có thể đủ cho nhân viên đặt máy tính và tài liệu, nhưng chưa chắc đã tạo ra một chỗ làm việc thoải mái. Khi tính thêm ghế, khoảng kéo ghế, lối đi và không gian sử dụng chung, câu hỏi “mỗi nhân viên cần bao nhiêu mét vuông?” trở thành một trong những bài toán quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn và bố trí văn phòng.**

Trong quá trình tìm mặt bằng, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng một phép tính tương đối đơn giản: lấy diện tích văn phòng chia cho số lượng nhân viên.

Một văn phòng 150 m² dành cho 30 người, theo cách tính này, tương đương khoảng 5 m² cho mỗi nhân viên. Nhưng con số 5 m² đó không có nghĩa mỗi người sở hữu một khu vực làm việc rộng 5 m².

Trong diện tích văn phòng còn có phòng họp, phòng giám đốc, khu vực tiếp khách, hành lang, tủ hồ sơ, máy in, pantry và nhiều không gian sử dụng chung khác.

Vì vậy, để trả lời một nhân viên thực sự cần bao nhiêu mét vuông, trước hết cần phân biệt giữa **diện tích của một vị trí làm việc** và **diện tích văn phòng tính bình quân trên đầu người**.

Không gian làm việc không dừng lại ở kích thước chiếc bàn

Một bàn làm việc phổ biến có thể rộng khoảng 1,2–1,4 m và sâu khoảng 0,6–0,7 m. Nếu chỉ tính mặt bàn, diện tích chiếm chỗ chưa đến 1 m².

Nhưng nhân viên không làm việc trên mặt bàn theo nghĩa đơn thuần.

Phía trước là bàn, phía sau cần có ghế và khoảng trống để kéo ghế. Hai bên có thể cần không gian tiếp cận tủ tài liệu hoặc lối di chuyển. Nếu bố trí theo cụm, khoảng cách giữa các dãy bàn cũng phải đủ để nhiều người có thể ra vào cùng lúc.

Bởi vậy, khi đưa một chiếc bàn lên bản vẽ, doanh nghiệp mới chỉ giải quyết được một phần của bài toán.

Một vị trí có thể nhìn rất gọn trên màn hình thiết kế nhưng trở nên chật chội ngay khi nhân viên kéo ghế ra và bắt đầu sử dụng.

Khoảng 3–5 m² có thể là điểm tham khảo cho một vị trí làm việc

Nếu chỉ xét khu vực làm việc trực tiếp của nhân viên, doanh nghiệp có thể sử dụng khoảng **3–5 m²/người** như một phạm vi tham khảo ban đầu.

Mức diện tích thực tế phụ thuộc đáng kể vào kích thước bàn, kiểu ghế, cách bố trí theo dãy hay theo cụm và khoảng lưu thông giữa các vị trí.

Những văn phòng ưu tiên mật độ cao có thể sử dụng diện tích thấp hơn. Trong khi đó, các vị trí cần bàn lớn, nhiều màn hình, tủ cá nhân hoặc thường xuyên xử lý hồ sơ sẽ cần nhiều không gian hơn.

Điều quan trọng là không nên biến một con số tham khảo thành công thức áp dụng cứng cho tất cả phòng ban.

Một nhân viên kinh doanh sử dụng laptop và điện thoại có nhu cầu rất khác một nhân viên thiết kế sử dụng hai màn hình lớn. Kế toán cần nơi lưu chứng từ, trong khi kỹ thuật có thể cần thêm thiết bị chuyên môn.

Cùng là một chỗ ngồi, nhưng cách sử dụng không gian hoàn toàn khác nhau.

Nếu tính cả văn phòng, diện tích trên mỗi người sẽ lớn hơn

Khi doanh nghiệp thuê một văn phòng 200 m², toàn bộ diện tích đó không thể được chuyển thành chỗ ngồi.

Một phần phải dành cho giao thông nội bộ. Một phần dành cho phòng họp, khu vực tiếp khách, phòng quản lý và những tiện ích chung.

Do đó, nếu tính trên tổng diện tích văn phòng, doanh nghiệp có thể bắt đầu khảo sát với phạm vi khoảng **5–8 m²/người**, sau đó điều chỉnh theo mô hình hoạt động thực tế.

Chẳng hạn, với 20 nhân viên, phạm vi tham khảo ban đầu có thể vào khoảng 100–160 m². Với 30 nhân viên, con số có thể khoảng 150–240 m². Khi quy mô tăng lên 50 người, diện tích tham khảo có thể khoảng 250–400 m².

Đây không phải tiêu chuẩn bắt buộc về diện tích văn phòng. Những con số này chủ yếu giúp doanh nghiệp hình dung quy mô mặt bằng trước khi có bản bố trí chi tiết.

Một công ty sử dụng không gian mở, ít phòng riêng và không thường xuyên tiếp khách có thể vận hành với diện tích thấp hơn. Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều phòng chức năng sẽ cần diện tích lớn hơn.

Khoảng trống phía sau ghế có thể quyết định văn phòng rộng hay chật

Trong thực tế bố trí văn phòng, một trong những khoảng không gian dễ bị bỏ qua nhất lại nằm ngay phía sau chiếc ghế.

Khi ghế được đẩy sát bàn, lối đi phía sau trông tương đối rộng. Nhưng trong giờ làm việc, ghế luôn được kéo ra một khoảng nhất định.

Nếu hai dãy nhân viên ngồi quay lưng vào nhau và khoảng cách giữa hai dãy quá nhỏ, chỉ cần cả hai cùng kéo ghế ra, lối đi có thể bị thu hẹp đáng kể.

Khi một người khác cần đi qua, người đang ngồi phải kéo ghế vào hoặc thay đổi tư thế để nhường đường.

Tình trạng này nếu diễn ra thường xuyên sẽ khiến một văn phòng dù có diện tích không nhỏ vẫn tạo cảm giác chật chội.

Do đó, một bản vẽ bố trí mặt bằng cần được đánh giá trong trạng thái **ghế đang được sử dụng**, thay vì chỉ nhìn vào trạng thái tất cả bàn ghế được xếp ngay ngắn.

Cùng 5 m²/người nhưng trải nghiệm làm việc có thể hoàn toàn khác

Diện tích bình quân không phản ánh toàn bộ chất lượng của một văn phòng.

Hai công ty đều có 150 m² và 30 nhân viên, tức cùng đạt mức trung bình 5 m²/người. Nhưng cách sử dụng không gian có thể khiến trải nghiệm làm việc rất khác nhau.

Một doanh nghiệp dành phần lớn diện tích cho khu vực làm việc, sử dụng một phòng họp vừa phải và tổ chức lối đi hợp lý có thể tạo ra cảm giác thông thoáng.

Trong khi đó, doanh nghiệp còn lại dành quá nhiều diện tích cho phòng lãnh đạo, hành lang hoặc phòng họp ít sử dụng. Phần diện tích còn lại cho nhân viên bị thu hẹp và các bàn phải đặt gần nhau.

Về mặt số học, cả hai vẫn có 5 m²/người.

Nhưng xét trên thực tế sử dụng, một bên có thể thoải mái trong khi bên còn lại thường xuyên thiếu không gian.

Điều này cho thấy **mét vuông trên đầu người chỉ có ý nghĩa khi được đặt trong cách phân bổ mặt bằng cụ thể**.

Mỗi phòng ban không nhất thiết sử dụng cùng một diện tích

Xu hướng chuẩn hóa bàn làm việc giúp văn phòng đồng bộ và dễ bố trí, nhưng không có nghĩa mọi nhân viên đều cần một không gian giống nhau.

Bộ phận kinh doanh thường ưu tiên khả năng trao đổi nhanh và có thể sử dụng bàn cụm. Bộ phận kế toán cần thêm không gian cho hồ sơ. Thiết kế và kỹ thuật có thể cần bàn sâu hoặc rộng hơn do sử dụng nhiều màn hình.

Với cấp quản lý, nhu cầu cũng khác.

Một trưởng phòng thường xuyên trao đổi riêng với nhân viên có thể cần thêm vị trí ghế khách. Trong khi đó, nếu các cuộc trao đổi đều diễn ra tại phòng họp chung, diện tích riêng của vị trí quản lý có thể được thu gọn.

Thay vì đặt câu hỏi “mỗi nhân viên được bao nhiêu mét vuông?”, doanh nghiệp có thể chuyển sang câu hỏi thực tế hơn: **mỗi vị trí cần bao nhiêu không gian để hoàn thành công việc thuận tiện?**

Cần tính cả nhân sự sẽ xuất hiện trong tương lai

Diện tích phù hợp ở thời điểm hiện tại chưa chắc tiếp tục phù hợp sau một năm.

Một công ty có 25 người và thiết kế đúng 25 vị trí có thể sử dụng rất thoải mái trong những tháng đầu. Nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên 30 hoặc 35 người, khoảng trống bắt đầu được tận dụng để kê thêm bàn.

Lối đi bị thu hẹp, tủ tài liệu phải di chuyển và những khu vực vốn dành cho trao đổi chung dần trở thành chỗ ngồi.

Đó là lúc mật độ nhân sự tăng nhưng tổng diện tích không thay đổi.

Vì vậy, khi tính diện tích trên mỗi nhân viên, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào danh sách nhân sự hiện tại mà còn cần xem kế hoạch tuyển dụng trong 12–24 tháng tiếp theo.

Một phần diện tích dự phòng hợp lý có thể giúp văn phòng thích ứng với tăng trưởng mà không phải thay đổi toàn bộ cách bố trí.

Càng nhiều mét vuông chưa chắc càng tốt

Ở chiều ngược lại, diện tích quá lớn cũng không đồng nghĩa với môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Nếu nhân viên phải di chuyển quá xa giữa các bộ phận thường xuyên phối hợp, phòng họp lớn nhưng ít được sử dụng hay nhiều khu vực bị bỏ trống, doanh nghiệp vẫn đang trả tiền cho những mét vuông tạo ra ít giá trị sử dụng.

Văn phòng hiệu quả vì vậy nằm ở sự cân bằng.

Không gian cần đủ để con người làm việc thoải mái nhưng không nên dư thừa đến mức làm tăng đáng kể chi phí thuê và vận hành.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên thử bố trí mặt bằng trước khi đưa ra quyết định thuê, thay vì chỉ nhìn vào tổng diện tích được ghi trong thông tin cho thuê.

Vậy một nhân viên cần bao nhiêu m²?

Nếu cần một con số để bắt đầu tính toán, khoảng **3–5 m²/người cho khu vực làm việc trực tiếp** có thể được sử dụng như một phạm vi tham khảo.

Khi tính trên **tổng diện tích văn phòng**, bao gồm lối đi và các không gian chức năng chung, doanh nghiệp có thể bắt đầu khảo sát trong khoảng **5–8 m²/người**, rồi điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.

Tuy nhiên, câu trả lời quan trọng nhất không nằm ở việc chọn 3, 5 hay 8 m².

Một chỗ làm việc chỉ thực sự “đủ” khi nhân viên có thể ngồi thoải mái, kéo ghế thuận tiện, di chuyển không ảnh hưởng đến đồng nghiệp và có đủ không gian cần thiết để thực hiện công việc.

Vì vậy, thay vì cố gắng đưa càng nhiều bàn càng tốt vào một mặt bằng, doanh nghiệp cần quan tâm đến **chất lượng sử dụng của từng mét vuông**.

Bởi sau cùng, diện tích văn phòng không chỉ là chi phí trên hợp đồng thuê. Đó còn là không gian mà nhân viên sử dụng nhiều giờ mỗi ngày và là một phần trực tiếp trong cách doanh nghiệp vận hành.